কীভাবে উত্তম গ্রাহক সেবা প্রদান করবেন?

সর্বশেষ হালনাগাদঃ ১০ ফেব্রুয়ারী ২০১৮

 

বিদ্যমান গ্রাহক এবং নতুন গ্রাহক উভয়ের উপর গ্রাহক সেবার প্রভাব রয়েছে। ভালো গ্রাহক সেবা আজীবনের জন্য বিশ্বস্ত গ্রাহক তৈরি করে গ্রাহকরা আপনার পন্য এবং সেবা সম্পর্কে  কি ভাবছেন তা অনুভব করুন এবং আরও উন্নত সেবা প্রদান করার জন্য আপনি কি করতে পারেন তা বিবেচনা করুন। কিছু উপায়ের মাধ্যমে আপনি আপনার গ্রাহকদের সম্পর্কে জানতে এবং উত্তম গ্রাহক সেবা দিতে সক্ষম হবেনএগুলো নিচে আলোচনা করা হলঃ  

আপনার পণ্য বা সেবার সম্পর্কে জানুন

ভালো গ্রাহক সেবা প্রদান করার জন্য আপনাকে জানতে হবে যে আপনি কী বিক্রয় করছেনআপনাকে নিশ্চিত হতে হবে যে, আপনি এবং আপনার সমস্ত কর্মীরা আপনার পণ্য বা সেবাগুলো নিয়ে কীভাবে কাজ করছে। গ্রাহকদের প্রশ্নের উত্তর দিতে সদা প্রস্তুত থাকুন।

আপনার গ্রাহকদের সম্পর্কে জানুন

বিক্রেতা ও ক্রেতাদের মধ্যে বিশ্বস্ত সম্পর্ক তৈরি হয় গ্রাহকদের জানার মাধ্যমে। গ্রাহকরা একটু প্রাধান্য পেতে পছন্দ করে।  সুতরাং তাদের নাম এবং অতীতের কথোপকথন মনে রাখুন।

বিক্রয়ে নয়, গ্রাহক সম্পর্কে নজর দিন

দীর্ঘ মেয়াদি সফলতার জন্য আপনাকে গ্রাহক সম্পর্কের দিকে নজর রাখতে হবে। স্বল্পমেয়াদী বিক্রয়ের জন্য দীর্ঘমেয়াদী গ্রাহক সম্পর্ক হারানো ব্যবসা পতনের কারন হতে পারে।

ধন্যবাদ জানান

আপনার দোকান এ কেনাকাটা বা আপনার কোম্পানির যে কোন লেনদেন করার সময় কৃতজ্ঞতা সূচক শব্দ ব্যবহার করুনআপনার ব্যবসা যে ধরনের হক না কেন ব্যাপার না, প্রত্যেক লেনদেনের পর ধন্যবাদ জানান। এটি ভাল গ্রাহক সেবা দেয়ার  সবচেয়ে সহজ উপায়।

কর্মীদের প্রশিক্ষন দিন

আপনার কর্মীরা শুধু আপনার পণ্য বা সেবা বিক্রয়ের প্রতিনিধিই নয়, গ্রাহকদের সাথে কিভাবে কথা বলতে, যোগাযোগ করতে এবং তাদের সমস্যার সমাধান সম্পর্কে নিশ্চিত হওয়া যায় তা নিয়ে প্রশিক্ষন দিন। কর্মী প্রশিক্ষণ আপনার কর্মীদেরকে ‘গ্রাহক সেবার অভিজ্ঞতা’ দিয়ে ভালো সেবা প্রদান করতে সহায়তা করবে।

গ্রাহকদের সম্মান দিয়ে কথা বলুন

গ্রাহক সেবায় প্রায়ই আবেগ জড়িত হতে পারে, যেমনঃ গ্রহকদের উপর রেগে যাওয়া।তাই আপনাকে এবং আপনার কর্মীদেরকেসর্বদা বিনয়ী ও শ্রদ্ধার সঙ্গে গ্রাহক সেবা প্রদান করতে হবেআপনার নিজের ইচ্ছাকে প্রাধান্য দেয়ার জন্য কখনো আপনার অনুভূতিগুলো গ্রাহকদের উপর চাপিয়ে দিবেন না।

ভুল শুধরে নিন

নিজের ভুল গুলো ঠিক না করলে সুনাম ক্ষুন্ন হতে পারে। যদি গ্রাহকদের কাছে কোন ভুল করে থাকেন তাহলে তাদেরকে দুঃখিত বলুন এবং নিজের ভুলটি শুধরে নিন যাতে ভবিষ্যতে এমন ভুল আর না হয়।

গ্রাহকদের সাথে তর্ক করবেন না

গ্রাহকদের সাথে কখনো তর্কে জড়াবেন না। যদি আপনি তর্কে জয়ী হন তাহলে  চিরজীবনের জন্য ঐ গ্রাহককে হারাবেন। 

গ্রাহকদের কথা মনোযোগ দিয়ে শুনুন

মনোযোগী শ্রোতা হওয়া ভাল গ্রাহক সেবা প্রদানের সহজতম উপায়। শ্রবণ মানে আপনার গ্রাহকরাকি বলছে তা শুনা, সেইসাথে তারা অ-মৌখিকভাবে কি বলতে চাচ্ছে তাও বুঝতে হবে। যোগাযোগ করার সময় তারা আপনার উপর বিরক্ত হচ্ছে কিনা সেটিও লক্ষ্য রাখুন।

কথা দিয়ে কথা রাখুন

যদি আপনি কোন গ্রাহককে পণ্য সরবরাহের কোন নির্দিষ্ট তারিখ দিয়ে থাকে তবে সেই তারিখ মতই পণ্যটি সরবরাহ করুন। গ্রাহকদের কাছ থেকে বিশ্বাস ও সম্মান পেতে চাইলে কথা দিয়ে কথা রাখুন।

যত তাড়াতাড়ি সম্ভব প্রতিক্রিয়া দেখান

কোন গ্রাহককে সাহায্য করা,সমস্যা সমাধান করা,অথবা আপনি যা বিক্রি করছেন তার সম্পর্কে যদি জানতে চেষ্টা করে সেক্ষেত্রে আপনাকে প্রতিক্রিয়াশীলহতে হবে। গ্রাহকদের উপেক্ষা না করেসমস্যাটি দ্রুত সমাধান করা চেষ্টা করুনঅথবা সমস্যা সমাধান না হওয়ার আগ পর্যন্ত তাদের সাথে যোগাযোগ রাখুন।

গ্রাহকদের মতামত জিজ্ঞাসা করুন

আপনার ব্যবসা,পণ্য এবং সেবা সম্পর্কে আপনার গ্রাহক কি ভাবছে তা জানার জন্য তাদের মতামত জিজ্ঞাসা করুন। আপনি এগুলো অনুসন্ধানের জন্য গ্রাহক জরিপ, ফিডব্যাক (feedback) ফর্ম এবং প্রশ্নাবলী ব্যবহার করতে পারেনএক্ষেত্রে অর্ডার পূরণ করার পর গ্রাহকদের মতামত জানার জন্য প্রাথমিকভাবে জিজ্ঞাসা করা একটি উত্তম কাজ হতে পারে।

সংগৃহীত ফিডব্যাক(feedback) ব্যবহার করুন

গ্রাহক সেবা কার্যকর করার জন্য আপনাকে গ্রাহকদের কাছ থেকে প্রাপ্ত প্রতিক্রিয়াগুলোর সাথে বর্তমান সেবার তুলনা করতে হবে। নিয়মিতভাবে মতামত পর্যালোচনা করুন,কাজের অমিলগুলো চিহ্নিত করুন এবং আপনার ব্যবসায়ে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন আনুন

গ্রাহকদের নিয়ে সমালোচনা করবেন না

কখনো এক গ্রাহকের সামনে অন্য গ্রাহক নিয়ে সমালোচনা করবেন না। এতে গ্রাহকদের মনে নেতিবাচক প্রভাব ফেলে।

 

উত্তম গ্রাহক সেবা প্রদানের ইচ্ছা আপনার গ্রাহকদের প্রয়োজনীয়তা সর্বদা নিরীক্ষণ করে। এটি নিশ্চিত করুন যে, তারা কেবল আপনার পণ্যগুলো নিয়েই নয়, ক্রয়,অর্ডার এবং আপনার সাথে কাজ করা ইত্যাদি নিয়েও খুশি। আপনি যদি তা সফলভাবে করতে পারেন তাহলে আপনি উত্তম গ্রাহক সেবা প্রদানের জন্য পরিচিত হয়ে উঠাবেন।